تهیه پروفورما

برای خرید کالا از خارج چه مهارت‌هایی لازم دارم؟

مهم‌ترین قسمت تجارت، خرید کالا با قیمت مناسب است. اگر شما کالا را با قیمت و شرایط مناسب خریداری کنید مسلما قادر خواهید بود آن‌ را با قیمت و شرایط بهتری در بازار داخلی عرضه کنید. بنابراین اگر می‌خواهید توان رقابت خود را افزایش دهید باید با مبانی و اصول خرید خارجی آشنا باشید.

جمع آوری اطلاعات در مورد منابع فروش کالا و بررسی آنها و انتخاب منبع فروش

برای انجام یک خرید خوب شما نیاز دارید که عرضه‌کنندگان یا منابع فروش کالای مورد نظر را بشناسید. برای بررسی و جمع آوری اطلاعات در خصوص تامین‌کنندگان یا منابع فروش می‌توان به شیوه‌های متفاوتی عمل کرد. در دنیای امروزی جستجوی اینترنتی حرف اول را می‌زند. با استفاده از سایت‌های اینترنتی مختلف می‌توان به اطلاعات نسبتا جامعی دست یافت. همچنین می‌توان از طریق مکاتبه با اتاق بازرگانی و رایزن بازرگانی جمهوری اسلامی ایران در کشور هدف اطلاعات خوبی را به‌دست آورد. همچنین می‌توان با شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی و تماس رودررو با نمایندگان شرکت‌های فروش خارجی به اطلاعات مناسبی دست یافت.

حال که لیست کاملی از عرضه‌کنندگان کالای مورد نظر تهیه کرده‌اید، مرحله سخت‌تری پیش رو دارید؛ انتخاب فروشنده مناسب از میان لیست فروشندگان و تامین‌کنندگان. برای انتخاب یک تامین‌کننده مناسب باید نکاتی را رعایت کنید که در موفقیت شما اهمیت زیادی دارد. از جمله مواردی‌ که باید در مورد فروشندگان خارجی دقت شود بررسی صلاحیت فنی و کیفیت تولیدات می‌باشد. همچنین بررسی تجهیزات تولید، ظرفیت تولید و صورت‌های مالی تامین‌کننده می‌تواند مفید واقع شود. چنانچه امکان تحقیق و بررسی در مورد توانایی‌های تکنولوژیک، فنی و مالی و بازدید از محل کارخانه عرضه‌کننده را ندارید عقد قرارداد ضمانت‌نامه حسن انجام کار به منظور تضمین اجرای تعهدات و کیفیت کالای مورد معامله ضرورت دارد. انجام این امر خود مستلزم  آشنایی و تسلط کامل بر اصطلاحات، قوانین و قراردادهای تجارت خارجی است. پس از گذر از این مرحله شما باید از فروشنده بخواهید تا نسبت به تهیه و ارسال پروفرما یا پیش‌فاکتور اقدام نماید.

ضرورت تهیه پروفرما چیست و باید شامل چه مواردی شود؟


تهیه پروفورما و خرید کالا

برای دریافت پروفرما باید فروشنده و خریدار به توافق کامل رسیده باشند. این توافق می تواند در قالب مذاکرات یا مکاتبات تجاری انجام شود. بعد از برقراری ارتباط به صورت مکاتبه یا مذاکره رودررو، طرفین در مورد شرایط معامله و سایر شرایط به توافق می رسند. این توافقات به شکل سندی به نام پروفرما یا پیش‌فاکتور از سوی فروشنده برای خریدار ارسال می گردد. درحقیقت پروفرما اولین سندی است که در یک معامله بین‌المللی توسط فروشنده صادر می‌شود. این سند قبل از انجام معامله صادر شده و حاوی کلیه توافقات اولیه بین فروشنده و خریدار است.

مطالب مندرج در پروفرما جهت اقدامات بعدی از جمله ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی و ترخیص کالا لازم است. بدین‌جهت تهیه پروفرما اهمیت زیادی دارد و تنظیم دقیق آن به کاهش زمان انجام معامله و کاهش اختلافات تجاری کمک شایانی می‌کند. بنابراین باید نکات مدنظر شما به صورت دقیق، صحیح و کامل در پروفرما درج شود تا در مراحل بعدی با مشکلی مواجه نشوید. پیش‌فاکتورها شکل واحدی ندارند اما درج برخی موارد در آن‌ها ضروری است.

موارد مندرج در پروفرما با توجه به مقررات کشور

  • شماره و تاریخ پرفورما: تاریخ صدور پروفرما توسط فروشنده  که باید در آن ذکر شود.

  • نام و آدرس کامل فروشنده: عنوان شرکت به همراه آدرس دقیق و مشخصات تماس باید در پروفرما لحاظ شود.

  • نام و آدرس کامل خریدار: نام خریدار به همراه آدرس دقیق، اطلاعات تماس و شماره کارت بازرگانی خریدار در پیش‌فاکتور ثبت می‌شود.

  • نام کالا: در پروفرما باید به صورت دقیق مشخصات کالا تشریح شود. نام کالا، جنس آن، رنگ، اندازه، وزن، ابعاد و سایر موارد برای توصیف دقیق کالا باید در پروفرما ذکر شود. گاهی اوقات فروشنده تعرفه 8 رقمی کالا بر مبنای سیستم هماهنگ شده را نیز در پروفرما درج می نماید که درج این مورد گرچه مفید است اما اجباری نیست.

  • مقدار کالا: در پروفرما باید مقدار کالا با توجه به واحد شمارش آن کالا مشخص شود. با تغییر مقدار کالا، قیمت و سایر شرایط اعلام شده از سوی فروشنده تغییر می‌کند. بنابراین مقدار کالا از این جهت نیز حائز اهمیت است.

  • قیمت کالا: قیمت را می‌توان مهم‌ترین بخش پروفرما در نظر گرفت. بعد از مشخص شدن تمام شرایط معامله و تصمیم‌گیری در مورد قیمت، باید قیمت کالا با ذکر نوع ارز در پروفرما درج شود. نوع ارز باید مورد توافق طرفین باشد. گاهی اوقات قوانین بانکی و شرایط تجاری یکی از طرفین ممکن است محدودیت‌هایی در این زمینه ایجاد نماید. به عنوان مثال ممکن است در شرایط تحریم تجاری امکان درخواست پروفرما و ثبت سفارش با دلار آمریکا وجود نداشته باشد.

  • مبدا و مقصد نهایی کالا: در پروفرما باید کشور سازنده و مبدا کالا مشخص شود. همچنین گاهی اوقات خریدار نمی تواند مستقیما از سازنده کالا خرید کند و به دلایل متعدد ازجمله خرید از شرکت‌های چندملیتی و اتحادیه‌های اقتصادی به ناچار از واسطه‌ها استفاده می‌نماید. به همین دلیل باید نام کشور مبدأ و کشور طرف معامله به صورت مجزا درج گردد. مشخص کردن مقصد نهایی کالا نیز جز مواردی است که باید لحاظ شود.

  • مدت اعتبار پروفرما: در پروفرما فروشنده به خریدار اعلام می‌نماید کالای خاصی را به قیمت مشخص و شرایط معلوم به وی می‌فروشد؛ اما باید مشخص کرد که شرایط اعلام شده از سوی فروشنده تا چه زمانی معتبر است. ممکن است بعد از گذشت زمان مشخصی فروشنده نتواند با قیمت قبل معامله کند. از سوی دیگر مدت اعتبار پروفرما هنگام ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی نیز مهم است؛ بنابراین باید در پروفرما ذکر شود که مدت اعتبار آن تا چه زمانی است.